Quy chế KPI và chấm dứt hợp đồng: Điều kiện áp dụng

Quy chế KPI và chấm dứt hợp đồng cần được xem xét kỹ. Việc này nhằm tránh nhầm lẫn giữa hiệu suất và kỷ luật. Quy chế KPI và chấm dứt hợp đồng cần được xem xét dưới góc độ pháp lý. Không nên chỉ nhìn nhận từ quản trị hiệu suất. Một lần không đạt doanh số chưa tự động cho phép sa thải. Doanh nghiệp phải phân biệt đánh giá mức độ hoàn thành công việc với xử lý kỷ luật. Các căn cứ chấm dứt hợp đồng khác nhau cũng cần được phân biệt.

Sơ đồ hướng dẫn quy chế KPI và chấm dứt hợp đồng

Phân biệt không hoàn thành công việc và kỷ luật khi chấm dứt hợp đồng

Điểm a khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động quy định quyền đơn phương chấm dứt. Quyền này áp dụng khi người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc. Việc xác định dựa theo tiêu chí trong quy chế của người sử dụng lao động. Đây không phải cùng một cơ chế với kỷ luật sa thải theo Điều 125. [1]

Vì vậy, không nên quy định “không đạt KPI hai tháng sẽ bị sa thải”. Quy định này không thể áp dụng như công thức chung cho mọi trường hợp. Cần xem tiêu chí, tính chất thường xuyên, quy chế hợp lệ và các điều kiện chấm dứt tương ứng.

Nhân viên có kết quả thấp do thiếu sản phẩm cần được đánh giá khác. Trường hợp hệ thống bán hàng ngừng hoạt động cũng cần được đánh giá khác. Trường hợp đủ điều kiện nhưng không thực hiện nhiệm vụ theo thỏa thuận cũng cần được xem xét riêng.

quy chế KPI và chấm dứt hợp đồng phải có trước tranh chấp

Một thang điểm chỉ được lập sau khi quản lý muốn cho nhân viên nghỉ việc. Thang điểm đó sẽ khó bảo vệ tính khách quan. Doanh nghiệp nên xác định chỉ tiêu theo mô tả công việc và kỳ đánh giá. Đồng thời, xác định nguồn dữ liệu có thể truy xuất. Cần xác định cả trách nhiệm cung cấp công cụ làm việc. Chỉ tiêu kinh doanh chịu tác động của địa bàn, lượng khách và hoạt động quảng cáo.

Cần chỉ rõ yếu tố nào thuộc trách nhiệm cá nhân. Khi kết quả thấp, biên bản đánh giá nên phản ánh ý kiến phản hồi. Đồng thời, biên bản cần phản ánh cả phương án cải thiện. Những bước này không phải lúc nào cũng là thủ tục bắt buộc. Tuy nhiên, chúng rất quan trọng để chứng minh tình trạng thường xuyên không hoàn thành công việc.

Tiêu chí phải rõ và có thể kiểm chứng

Quy chế nên xác định công việc, chỉ tiêu và nguồn dữ liệu. Đồng thời, xác định kỳ đánh giá, người xác nhận và cách phản hồi. Chỉ tiêu phải gắn với vị trí và phạm vi trách nhiệm. Tránh đặt ra chỉ tiêu sau khi đã có ý định cho một người nghỉ.

Việc ban hành quy chế đánh giá phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động. Đó là tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Yêu cầu này áp dụng tại nơi có tổ chức đó. Cần lưu hồ sơ quá trình xây dựng, ban hành và thông báo cho người lao động. [1]

Ví dụ giả định, công ty chỉ dùng doanh thu mới để đánh giá nhân viên chăm sóc khách hàng. Trong khi đó, mô tả công việc chủ yếu là hỗ trợ sau bán. Sự lệch nhau giữa công việc và tiêu chí có thể làm căn cứ đánh giá thiếu thuyết phục.

Phương án cho các bên về quy chế KPI và chấm dứt hợp đồng

Doanh nghiệp cần lập hồ sơ KPI theo từng kỳ. Hồ sơ phải ghi rõ số liệu nguồn, chỉ tiêu đã công bố và điều kiện hỗ trợ. Người lao động nên lưu nhiệm vụ, email và phản hồi về thiếu công cụ. Đồng thời, lưu bằng chứng chênh lệch chỉ tiêu. Nếu có kế hoạch điều chỉnh hoặc đào tạo, cần ghi thời gian, tiêu chí đạt và người đánh giá. Khi chấm dứt theo Điều 36, phải kiểm tra thời hạn báo trước. Đồng thời, kiểm tra những trường hợp luật hạn chế quyền chấm dứt. Không chuyển một đánh giá năng suất thành quyết định sa thải theo thủ tục kỷ luật.

Doanh nghiệp nên lưu thông tin giao việc và dữ liệu kết quả. Đồng thời, cần lưu phản hồi, hỗ trợ đã cung cấp và ý kiến của người lao động. Không chỉ có một bảng điểm cuối kỳ do quản lý tự lập mà thiếu dữ liệu đối chiếu.

Rà soát hợp đồng khi đổi việc trước khi chấm dứt hợp đồng

Khi chỉ tiêu hoặc phạm vi công việc thay đổi, cần xem xét hợp đồng lao động. Phải xác định có cần thỏa thuận sửa hợp đồng hay không. Quy chế quản trị không tự cho phép doanh nghiệp thay đổi mọi điều khoản đã cam kết. [1]

Người lao động có quyền trình bày sai lệch dữ liệu hoặc yếu tố ảnh hưởng. Phản hồi này nên được xem xét và lưu lại. Không nên coi việc nêu ý kiến là một hành vi vi phạm riêng.

Cách phân định rủi ro trước khi ký quyết định

Không đạt KPI không đồng nghĩa có lỗi kỷ luật để sa thải. Điểm a khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động cho phép đơn phương chấm dứt. Quyền này áp dụng khi người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo quy chế đánh giá. Quy chế phải được xây dựng hợp lệ. Cần tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở ở nơi có tổ chức này. Trước khi ký quyết định, cần đối chiếu mô tả công việc và chỉ tiêu đã công bố.

Đồng thời, đối chiếu dữ liệu từng kỳ và điều kiện làm việc thực tế. Đồng thời, kiểm tra thời hạn báo trước áp dụng cho loại hợp đồng. Kiểm tra các trường hợp không được thực hiện quyền đơn phương và bằng chứng đã thông báo. Điều này khác với kỷ luật sa thải theo Điều 125. Doanh nghiệp không được đổi tên quyết định thành “sa thải vì KPI”. Việc đổi tên không cho phép bỏ qua các điều kiện của từng cơ chế.

Kiểm tra căn cứ và điều kiện chấm dứt hợp đồng

Sau đánh giá, cần kiểm tra căn cứ chấm dứt và thời hạn báo trước. Đồng thời, phải xem xét các trường hợp pháp luật hạn chế quyền đơn phương. Người đang thuộc diện được bảo vệ không mất quyền đó chỉ vì có điểm KPI thấp. [1]

Trong nhiều tình huống, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch cải thiện. Thỏa thuận điều chỉnh công việc cũng có thể là phương án quản trị phù hợp. Tuy nhiên, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng phải thực sự tự nguyện. Không nên tạo ra thỏa thuận bằng cách buộc người lao động ký đơn nghỉ.

Người lao động ký nhận bảng KPI có đồng nghĩa đồng ý bị cho nghỉ không?

Không. Cần xem chữ ký xác nhận điều gì và toàn bộ căn cứ, quy trình. Việc nhận thông tin chỉ tiêu không tự thay thế sự đồng ý chấm dứt hợp đồng. Việc này cũng không làm hợp pháp một quyết định trái luật.

Tình huống thực hành về quy chế KPI và chấm dứt hợp đồng

Với vị trí bán hàng, doanh số phải được đối chiếu chỉ tiêu và vùng khách hàng thực tế. Nếu công ty tự chuyển khách hàng lớn sang người khác giữa kỳ. Khi đó, kết quả giảm chưa thể kết luận là lỗi của nhân viên. Với vị trí chuyên môn, cần đo chất lượng, tiến độ và lỗi. Đồng thời, đo khối lượng công việc một cách hợp lý. Biên bản họp đánh giá nên cho phép người lao động phản hồi sai lệch số liệu. Đồng thời, cần lưu phiên bản cuối cùng.

Cần tư vấn và rà soát hồ sơ?

Chuẩn bị hợp đồng lao động, phụ lục, nội quy, bảng công, bảng lương và thông báo có liên quan. Có thể liên hệ Công ty Luật TNHH Thái Dương FDI Hà Nội. Để đặt lịch trao đổi, liên hệ qua số 0866 222 823.

Nội dung là thông tin tham khảo, không thay thế ý kiến pháp lý cho hồ sơ cụ thể.

Căn cứ pháp lý và liên kết nội bộ

[1] Bộ luật Lao động — VBHN 18/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026

Tra cứu toàn văn các văn bản pháp luật được dẫn trong bài tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật.

Nhân viên không đạt KPI liên tục có bị chấm dứt hợp đồng không?