Quy chế làm việc từ xa: Doanh nghiệp cần quy định gì?

Quy chế làm việc từ xa cần xác định rõ trách nhiệm và thời gian. Đồng thời, phải làm rõ phương thức quản lý công việc. Quy chế làm việc từ xa giúp doanh nghiệp quản lý công việc. Tuy nhiên, không phải mọi khoảng thời gian ở nhà đều là giờ làm. Nội dung cần rõ ai giao việc và cách xác nhận kết quả. Đồng thời, cần quy định phương tiện sử dụng và giới hạn xử lý dữ liệu. Một tin nhắn “từ mai làm ở nhà” thường chưa đủ để giải quyết các vấn đề này.

Thống nhất địa điểm và thời gian làm việc từ xa

Cần đối chiếu hợp đồng về địa điểm, công việc, thời giờ và những điều kiện liên quan. Phương án mới có thể làm thay đổi nội dung đã thỏa thuận. Khi đó, doanh nghiệp phải sửa đổi phù hợp, không chỉ thông báo đơn phương. [1]

Quy chế nên xác định khung giờ liên lạc, kỳ báo cáo và trường hợp cần hiện diện trực tiếp. Không mặc định nhân viên ở nhà thì phải trả lời tin nhắn vào bất kỳ lúc nào. Việc làm thêm và nghỉ ngơi vẫn phải được xem xét theo pháp luật lao động.

Ví dụ giả định, nhân viên đã hoàn thành ca làm. Tuy nhiên, họ liên tục được yêu cầu xử lý hồ sơ vào buổi tối. Doanh nghiệp cần ghi nhận tính chất, thời lượng và cơ chế bố trí công việc. Không nên gọi mọi yêu cầu ngoài giờ là “hỗ trợ tự nguyện”.

quy chế làm việc từ xa không thay thế hợp đồng lao động

Nhà ở của người lao động không mặc nhiên là địa điểm làm việc mới. Doanh nghiệp không được tùy ý ấn định địa điểm này. Thay đổi địa điểm, giờ làm hoặc chế độ trang thiết bị có thể thay đổi hợp đồng. Khi đó, hai bên cần thực hiện cơ chế sửa đổi phù hợp. Nên xác định rõ ngày làm tại nhà, ngày có mặt ở văn phòng và địa chỉ liên hệ. Nếu nhân viên làm việc ở tỉnh khác, cần trao đổi việc bàn giao tài sản. Đồng thời, cần trao đổi việc thực hiện công việc. Không được suy luận làm online đồng nghĩa được giám sát 24 giờ mỗi ngày.

Đánh giá bằng đầu việc và chứng cứ phù hợp

Nên quy định sản phẩm, thời hạn, nơi bàn giao và người nghiệm thu. Với công việc có thời gian trực tuyến, cần giải thích rõ hệ thống ghi nhận. Việc này giúp người lao động có thể đối chiếu.

Không nên chỉ dựa vào trạng thái sáng hay tắt trên ứng dụng. Trạng thái này không đủ để kết luận người lao động có làm việc hay không. Một số công việc diễn ra ngoài hệ thống, có thể cần tài liệu khác chứng minh. Tiêu chí phải phản ánh công việc thật và được áp dụng nhất quán.

Khi mất điện, lỗi mạng hoặc thiết bị hỏng, quy chế cần quy định cách thông báo. Đồng thời, cần có phương án chuyển đổi và cách xác nhận thời gian. Điều này giúp tránh tranh cãi cảm tính mỗi khi xảy ra sự cố.

Các bước lập quy chế làm việc từ xa có thể kiểm chứng

Quy chế làm việc từ xa nên có sáu phần rõ ràng. (1) Ngày, địa điểm, giờ làm. (2) Đầu mối giao việc, ghi nhận kết quả, họp, phản hồi. (3) Làm thêm giờ, nghỉ ngơi, xử lý sự cố điện/mạng. (4) Cấp phát, sửa chữa, thu hồi thiết bị. (5) Giám sát hợp pháp, loại dữ liệu thu thập, người truy cập, thời hạn lưu. (6) Bàn giao tài liệu, khóa tài khoản, xác nhận khi chấm dứt. Cần đối chiếu từng phần với hợp đồng lao động và nội quy đang có hiệu lực.

Một thay đổi có thể tác động tới nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng. Khi đó, doanh nghiệp phải sửa đổi hợp đồng phù hợp, không chỉ gửi email thông báo. Với máy tính cá nhân, phải tách dữ liệu công việc và thông tin riêng tư. Làm việc tại nhà không mặc nhiên đồng nghĩa với việc đồng ý giám sát liên tục.

Quy định thiết bị và bảo mật dữ liệu khi làm việc từ xa

Cần ghi rõ bên cung cấp máy tính, phần mềm, tài khoản và phạm vi được cài ứng dụng. Đồng thời, quy định cách lưu tài liệu và bàn giao khi nghỉ việc. Nếu dùng thiết bị cá nhân, phải xác định ranh giới giữa dữ liệu công ty và thông tin riêng.

Việc theo dõi màn hình, định vị hoặc ghi âm cần có căn cứ. Yêu cầu này cũng áp dụng khi thu thập thông tin người lao động. Mục đích và phạm vi phải phù hợp pháp luật bảo vệ dữ liệu. Một điều khoản đồng ý chung không nên được dùng để biện minh cho mọi hoạt động giám sát. [2]

Doanh nghiệp nên phân quyền truy cập theo nhiệm vụ. Đồng thời, cần có cách báo cáo sự cố và thu hồi quyền khi chuyển vị trí. Không gửi hồ sơ khách hàng qua tài khoản cá nhân không được kiểm soát chỉ vì thuận tiện.

Tranh chấp thường phát sinh từ một câu chữ mơ hồ

Quy định “nhân viên phải luôn sẵn sàng trả lời” có thể gây hiểu nhầm. Quy định này có thể bị hiểu thành nghĩa vụ làm việc không giới hạn. Cách viết hợp lý là phân định khung giờ, mức độ ưu tiên và quy trình hỗ trợ ngoài giờ. Hệ thống giám sát có thể chụp ảnh màn hình, ghi âm hoặc định vị.

Nếu truy cập dữ liệu cá nhân hoặc thực hiện các hoạt động này, phải làm rõ. Cụ thể là căn cứ pháp luật. Đồng thời, phải xác định giới hạn xử lý. Không được lấy mục đích bảo vệ dữ liệu làm cớ. Không được vì thế mà truy cập toàn bộ thiết bị riêng của người lao động.

Quy chế làm việc từ xa không tự tạo thêm hình thức kỷ luật ngoài luật. Nếu phát sinh vi phạm, cần đối chiếu nội quy, hợp đồng, lỗi và quy trình xử lý. Không phạt tiền hoặc cắt lương thay kỷ luật chỉ vì nhân viên phản hồi chậm. [1]

Rà soát và hoàn thiện quy chế làm việc từ xa định kỳ

Các bên nên rà soát định kỳ những quy định khó thực hiện. Một quy chế ngắn, rõ và có dữ liệu đối chiếu thường hữu ích hơn. Bộ yêu cầu giám sát dày có thể không hữu ích bằng. Bộ yêu cầu đó có thể không phân định được trách nhiệm.

Làm việc tại nhà có được miễn quy định về thời giờ và nghỉ ngơi không?

Không. Hình thức làm việc không tự loại bỏ các quyền và nghĩa vụ trong quan hệ lao động. Cần thiết kế cách tổ chức làm việc từ xa phù hợp. Không nên xem đây là trạng thái sẵn sàng làm việc liên tục.

Tình huống thực hành về quy chế làm việc từ xa cần lưu ý

Nếu muốn ghi cuộc gọi chăm sóc khách hàng tại nhà, doanh nghiệp cần làm rõ phạm vi. Cần xác định cuộc gọi nào được ghi, mục đích, người biết thông tin và thời hạn lưu. Không nên bật camera liên tục trong phòng riêng của người lao động chỉ để chứng minh sự hiện diện. Khi xảy ra sự cố an toàn thông tin, quy chế cần kênh báo cáo nhanh. Đồng thời, cần cơ chế khóa tài khoản, thu hồi truy cập và ghi nhận nhật ký. Các biện pháp này nhằm bảo vệ hồ sơ khách hàng.

Cần tư vấn và rà soát hồ sơ?

Chuẩn bị hợp đồng lao động, phụ lục, nội quy, bảng công, bảng lương và thông báo có liên quan. Có thể liên hệ Công ty Luật TNHH Thái Dương FDI Hà Nội. Để đặt lịch trao đổi, gọi số 0866 222 823.

Nội dung là thông tin tham khảo, không thay thế ý kiến pháp lý cho hồ sơ cụ thể.

Căn cứ pháp lý và liên kết nội bộ

[1] Bộ luật Lao động — VBHN 18/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026

[2] Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 — số 91/2025/QH15

Tra cứu toàn văn các văn bản pháp luật được dẫn trong bài tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật.

Công ty cho nhân viên làm việc tại nhà cần quy chế gì?