Nhận hàng nhưng không trả tiền phải làm sao?

Nhận hàng nhưng không trả tiền là tình huống khiến bên bán gặp khó khăn trong thu hồi công nợ. Hàng đã giao, hóa đơn đã xuất nhưng khách hàng cứ hẹn tuần sau thanh toán. Đến khi bạn yêu cầu dứt điểm, họ lại cho rằng hàng lỗi. Hoặc họ nói người ký nhận không có thẩm quyền. Càng để lâu, khoản công nợ càng khó kiểm soát.

Khi khách hàng nhận hàng nhưng không trả tiền, người bán cần chứng minh giao dịch, việc hoàn thành nghĩa vụ giao hàng và khoản tiền đã đến hạn. Sau đó mới xác định tiền gốc, lãi, phạt vi phạm và hướng giải quyết. Chỉ cầm một hóa đơn chưa chắc đã đủ trả lời những phản đối của bên mua. [1][4]

Trước khi đòi tiền cần xác định ai thực sự là bên mua

Người nhắn đặt hàng, người nhận hàng và người phải trả tiền có thể là ba chủ thể khác nhau. Một nhân viên mua hàng dùng số điện thoại cá nhân không có nghĩa người đó phải dùng tài sản riêng thanh toán khoản mua của doanh nghiệp.

Hãy đối chiếu tên bên mua trên hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn và những lần thanh toán trước. Nếu giao dịch qua chi nhánh hoặc người được ủy quyền, cần làm rõ phạm vi đại diện. Người thường xuyên trao đổi có thể là giám đốc. Tuy nhiên, tránh kiện cá nhân đó nếu nghĩa vụ thuộc doanh nghiệp.

Đồng thời, phải xác định giao dịch chịu Luật Thương mại hay quy định dân sự. Việc phân loại ảnh hưởng đến thời hiệu, lãi chậm trả và mức phạt. Không phải mọi giao dịch mua bán đều áp dụng giống nhau. [1][2]

Nhận hàng nhưng không trả tiền: Cần chứng cứ gì?

Hợp đồng và hóa đơn phải được nối với việc giao nhận thực tế

Hợp đồng cho biết hàng gì, giá bao nhiêu, giao ở đâu và khi nào thanh toán. Phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu, xác nhận của đơn vị vận chuyển và trao đổi sau giao nhận giúp chứng minh nghĩa vụ đã được thực hiện.

Nếu chỉ có hóa đơn, bên mua vẫn có thể phản đối việc nhận hàng, số lượng hoặc chất lượng. Ngược lại, thiếu một biên bản giao nhận không có nghĩa chắc chắn mất quyền đòi nợ. Tòa án đánh giá tổng thể tài liệu và dữ liệu hợp pháp. Việc đánh giá không chỉ dựa vào một loại giấy tờ duy nhất. [4]

Ví dụ, người mua đã thanh toán hai đợt. Họ gửi email xác nhận số hàng còn tồn. Đồng thời, họ đề nghị kéo dài hạn trả phần còn lại. Những dữ kiện này cần được đối chiếu với hóa đơn và đơn đặt hàng. Chứng từ vận chuyển cũng cần được xem xét để làm rõ giao dịch.

Phải xác định được số dư ở một thời điểm cụ thể

Một bảng công nợ hữu ích nên tách từng đơn hàng, giá trị, hạn thanh toán, số đã trả, khoản giảm trừ và số còn thiếu. Khoản hàng trả lại phải có căn cứ, không chỉ dựa vào ghi chú nội bộ của một bên.

Nếu đối tác nói đã chuyển một phần tiền, cần kiểm tra khoản thanh toán đó. Phải xác định số tiền được thanh toán cho đơn hàng nào. Nhiều hợp đồng có thể được thực hiện đồng thời. Nếu cộng gộp thiếu căn cứ, bên bán dễ đòi trùng hoặc bỏ sót tiền.

Bên mua nói hàng lỗi thì có quyền giữ toàn bộ tiền không?

Không phải cứ viện dẫn hàng lỗi là được dừng thanh toán vô thời hạn. Tuy nhiên, người bán cũng không thể bỏ qua phản ánh có căn cứ về hàng hóa không phù hợp hợp đồng. Điều 51 Luật Thương mại quy định các trường hợp ngừng thanh toán tiền mua hàng và trách nhiệm khi chứng cứ đưa ra không xác thực, gây thiệt hại. [1]

Hướng xử lý là yêu cầu bên mua chỉ rõ lô hàng và lỗi. Đồng thời, xác định thời điểm phát hiện, tài liệu kiểm tra và yêu cầu khắc phục. Tiếp đó đối chiếu điều kiện nghiệm thu, bảo hành, quyền ngừng thanh toán và các thỏa thuận liên quan.

Ví dụ giả định:Bên mua còn nợ 200 triệu đồng. Trong đó, 20 triệu đồng liên quan lô hàng đang bị phản ánh lỗi. Hai bên nên làm rõ khoản không tranh chấp và khoản cần kiểm tra riêng. Đề nghị thanh toán trước 180 triệu đồng là một phương án thương lượng. Không thể kết luận mọi trường hợp bên mua chỉ được giữ tối đa 20 triệu đồng.

Nhận hàng nhưng không trả tiền: Đòi thêm khoản nào?

Lãi chậm thanh toán

Đối với giao dịch thuộc phạm vi Điều 306 Luật Thương mại, bên bị vi phạm có quyền yêu cầu lãi trên số tiền chậm trả theo lãi suất nợ quá hạn trung bình trên thị trường tại thời điểm thanh toán, tương ứng thời gian chậm trả, trừ thỏa thuận khác hoặc quy định khác. [1]

Điều 11 Nghị quyết 01/2019/NQ-HĐTP hướng dẫn việc tham chiếu ít nhất ba ngân hàng thương mại. Việc tham chiếu thực hiện tại địa bàn được quy định khi Tòa án xác định mức lãi. Không nên lấy lãi suất tiết kiệm làm căn cứ tính công nợ thương mại. Đặc biệt khi mức lãi chỉ xuất hiện trên một quảng cáo ngân hàng. [3]

Nếu áp dụng Bộ luật Dân sự, phải đối chiếu Điều 357 và Điều 468. Vì vậy, cùng là chậm thanh toán, căn cứ xác định mức lãi có thể khác nhau. [2]

Ví dụ tính toán giả định:Khoản nợ là 200 triệu đồng. Mức lãi hợp pháp được áp dụng là 12%/năm. Thời gian chậm là 90 ngày, dùng cơ sở 365 ngày/năm. Tiền lãi tương ứng khoảng 5,92 triệu đồng. Đây chỉ là minh họa cách tính; mức 12% không phải mức mặc định cho mọi khoản nợ. Khi có trả một phần, phải chia thời gian tính theo số dư còn lại.

Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại

Phạt vi phạm trong hợp đồng thương mại phải có thỏa thuận. Theo Điều 301, mức phạt hoặc tổng mức phạt đối với nhiều vi phạm nhìn chung không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm, trừ trường hợp luật quy định. Không lấy 8% toàn bộ hợp đồng một cách máy móc. [1]

Ví dụ, hợp đồng trị giá 500 triệu đồng. Nghĩa vụ thanh toán bị vi phạm được xác định là 200 triệu đồng. Căn cứ tính phạt phải gắn với phần nghĩa vụ đó. Mức tối đa tương ứng theo giới hạn 8% là 16 triệu đồng, không phải 40 triệu đồng. Mức thực tế còn phụ thuộc điều khoản phạt và trường hợp áp dụng.

Bồi thường thiệt hại cần chứng minh tổn thất và mức tổn thất. Đồng thời, phải chứng minh quan hệ với hành vi vi phạm theo các Điều 302–305. Không nên cộng một khoản “thiệt hại kinh doanh” chung chung mà không có chứng từ hoặc cách giải thích.

Gửi yêu cầu thanh toán thế nào để không chỉ nhận thêm lời hứa?

Văn bản yêu cầu nên nêu hợp đồng, từng khoản đến hạn, tiền đã nhận và số còn phải thanh toán. Kèm theo bảng công nợ, tài liệu giao hàng và đề nghị đối tác phản hồi cụ thể phần nào họ không đồng ý.

Thời hạn đề nghị trả cần rõ ngày, không chỉ ghi “thanh toán sớm”. Nếu chấp nhận trả dần, thỏa thuận phải ghi số tiền từng đợt và người có thẩm quyền ký. Đồng thời, quy định việc xử lý lãi và hậu quả khi chậm một kỳ. Chấp nhận gia hạn cũng cần làm rõ những quyền nào vẫn được bảo lưu.

Không nên ghi nhận đã thanh toán xong khi tiền chưa thực nhận. Cũng không nên ký giảm nợ chỉ để đổi lấy một lời hứa. Đặc biệt khi không có lịch trả hoặc biện pháp bảo đảm khả thi.

Nhận hàng nhưng không trả tiền: Khi nào nên khởi kiện?

Cần đánh giá nghiêm túc khi bên mua phủ nhận toàn bộ giao dịch, liên tục không thực hiện lịch trả hoặc xuất hiện dấu hiệu tài sản và hoạt động kinh doanh thay đổi bất thường. Trước khi chọn nơi giải quyết, kiểm tra điều khoản trọng tài và hiệu lực của thỏa thuận đó; không mặc định mọi vụ việc đều nộp đơn tại Tòa án.

Theo Điều 319 Luật Thương mại, thời hiệu tranh chấp thương mại nhìn chung là hai năm. Thời hiệu tính từ khi quyền, lợi ích hợp pháp bị xâm phạm, nhưng có ngoại lệ. Tranh chấp hợp đồng dân sự đối chiếu mốc ba năm tại Điều 429. Việc xác nhận nợ, trả một phần hoặc hòa giải có thể liên quan quy định bắt đầu lại thời hiệu. Không được tự cho rằng tin nhắn nhắc nợ của người bán làm thời hiệu kéo dài. [1][2]

Hồ sơ nên gồm tài liệu về các bên và chứng cứ giao dịch, giao nhận. Đồng thời, cần có tài liệu công nợ và bảng tính từng yêu cầu. Đề nghị phong tỏa hoặc biện pháp khẩn cấp tạm thời là vấn đề riêng, có điều kiện và trách nhiệm pháp lý. Việc nộp đơn kiện không tự làm tài khoản của bên mua bị khóa. [4]

Đừng áp cùng một cách tính lãi cho mọi hợp đồng

Trước khi lập bảng công nợ, ghi rõ giao dịch chịu Luật Thương mại hay Bộ luật Dân sự và các điều khoản về lãi, phạt đã được thỏa thuận hợp pháp. Lãi chậm thanh toán trong thương mại theo Điều 306 có cách xác định khác lãi do chậm thực hiện nghĩa vụ trả tiền theo Điều 357 Bộ luật Dân sự. Với phần công nợ bị phản đối, tách số tiền đã xác nhận, số tiền đang tranh chấp và lý do; không dùng một tỷ lệ lãi suất không có căn cứ cho toàn bộ đơn hàng.

Không có hợp đồng giấy hoặc đối chiếu công nợ thì có kiện được không?

Có thể, nếu giao dịch không thuộc trường hợp bắt buộc về hình thức và những chứng cứ còn lại đủ làm rõ yêu cầu. Điều 24 Luật Thương mại thừa nhận các hình thức giao kết phù hợp, nhưng cần đối chiếu yêu cầu riêng của loại giao dịch. Tin nhắn, email và chứng từ thanh toán phải được bảo quản đúng nguồn, không chỉnh sửa để làm hồ sơ thuận lợi hơn. [1][4]

Bạn có thể mang hợp đồng, đơn hàng, phiếu giao nhận và bảng công nợ. Hãy đến Công ty Luật TNHH Thái Dương FDI Hà Nội để rà soát yêu cầu qua0866 222 823. Trọng tâm không chỉ là xác định bên kia còn nợ bao nhiêu. Cần làm rõ căn cứ chứng minh và phương án thu hồi có thể thực hiện.

Nguồn pháp lý

[1] Luật Thương mại, các Điều 24, 50, 51, 300–307 và 319; VBHN 113/VBHN-VPQH ngày 27/08/2025.

[2] Bộ luật Dân sự 2015, các Điều 157, 357, 429 và 468.

[3] Nghị quyết 01/2019/NQ-HĐTP, Điều 11 về xác định lãi suất trung bình theo Điều 306 Luật Thương mại.

[4] Bộ luật Tố tụng dân sự, các Điều 91, 94–97 và 106; tham chiếu VBHN 99/VBHN-VPQH ngày 26/08/2025.

Khách hàng nhận hàng nhưng không trả tiền phải làm sao?