Vì sao quy trình báo phí cần rõ ràng?

Quy trình báo phí giúp khách hàng hiểu cách xác định chi phí. Đồng thời, khách hàng hiểu cách ký hợp đồng dịch vụ pháp lý. Khi tìm đến luật sư, khách hàng thường hỏi: “Vụ này phí bao nhiêu?”. Hoặc họ hỏi: “Khi nào ký hợp đồng được?”.

Đây là câu hỏi đúng. Nhưng trong nghề luật, báo phí không nên là một con số nói vội.

Một vụ việc pháp lý cần được xem xét qua hồ sơ, tài liệu, người liên quan. Đồng thời, cần xem xét mục tiêu khách hàng, thời hạn xử lý và rủi ro thực tế. Nếu báo phí quá sớm, khách hàng và luật sư đều dễ hiểu sai. Cả hai có thể rơi vào cảnh “tưởng vậy mà không phải vậy”.

Vì vậy, Công ty Luật TNHH Thái Dương FDI Hà Nội áp dụng quy trình báo phí và ký kết hợp đồng theo nguyên tắc: rõ hồ sơ, rõ phạm vi, rõ phí, rõ sản phẩm, rõ trách nhiệm.

Nói nôm na, đã đi đường dài thì phải xem bản đồ trước. Không thể vừa bước lên xe đã hỏi ngay giá cả chặng đường. Bởi chưa biết đường gần hay xa, bằng phẳng hay nhiều ổ gà.

Nguyên tắc trong quy trình báo phí tại Thái Dương FDI

Công ty không báo phí bằng một con số trống. Mọi báo phí đều phải gắn với phạm vi công việc. Cần rõ luật sư làm gì, khách hàng nhận gì và thời gian bao lâu. Đồng thời, xác định khoản đã bao gồm và khoản chưa bao gồm.

Theo quy trình nội bộ, tiếp xúc ban đầu chỉ nhằm ghi nhận thông tin, sàng lọc vụ việc. Giai đoạn này còn yêu cầu tài liệu và đánh giá sơ bộ rủi ro. Sau đó, Công ty đề xuất gói tư vấn hoặc báo phí. Công ty chỉ nhận vụ chính thức khi có thông tin khách hàng, thẩm quyền làm việc. Cần có danh mục tài liệu, phạm vi yêu cầu, cảnh báo rủi ro, báo phí/hợp đồng được duyệt. Đồng thời, phải có hợp đồng dịch vụ pháp lý và thanh toán theo thỏa thuận.

Vì vậy, khách hàng cần hiểu rõ: nghe khách trình bày vụ việc không đồng nghĩa với việc Công ty đã nhận xử lý vụ việc.

Quy trình báo phí và các mức phí tham khảo

Tùy nhu cầu, khách hàng có thể lựa chọn các hình thức làm việc sau:

Mức phí cụ thể phụ thuộc vào độ khó, số lượng tài liệu và thời hạn xử lý. Các yếu tố khác gồm giá trị vụ việc, mức độ khẩn cấp và phạm vi luật sư tham gia.

Quy trình báo phí và ký kết hợp đồng dịch vụ pháp lý

Bước 1: Tiếp nhận thông tin ban đầu

Công ty ghi nhận họ tên khách hàng, người liên hệ và số điện thoại. Đồng thời, ghi nhận nhóm vụ việc, tài liệu hiện có và yêu cầu của khách hàng. Công ty cũng ghi nhận tình trạng vụ việc.

Ở bước này, Công ty chưa kết luận thắng – thua và chưa cam kết kết quả. Công ty cũng chưa tư vấn sâu nếu chưa xác lập phạm vi dịch vụ.

Bước 2: Xác định tư cách làm việc và tài liệu

Công ty cần làm rõ người làm việc là chính chủ, người thân hay người đại diện. Người đó cũng có thể là người được ủy quyền hoặc người của doanh nghiệp.

Nếu khách hàng giao hồ sơ, Công ty sẽ lập danh mục tài liệu. Việc này giúp hai bên biết rõ khách đã giao những tài liệu gì. Đồng thời, xác định bản gốc hay bản sao, tài liệu còn thiếu và người đang giữ.

Bước 3: Khóa phạm vi ban đầu

Trước khi báo phí, Công ty cần xác định công việc khách hàng yêu cầu. Đó có thể là tư vấn tại văn phòng, nghiên cứu hồ sơ hoặc thư tư vấn bằng văn bản. Các yêu cầu khác gồm soạn đơn, đại diện làm việc hoặc tham gia tranh tụng.

Đây là bước quan trọng. Nếu không khóa phạm vi, khách hàng dễ hiểu nhầm về khoản phí nhỏ. Họ có thể cho rằng khoản phí đó đã bao gồm toàn bộ vụ việc.

Bước 4 trong quy trình báo phí: Xác định phạm vi

Một báo phí chuẩn sẽ nêu rõ:

Phạm vi công việc.

Sản phẩm bàn giao.

Thời gian thực hiện.

Mức phí và phương thức thanh toán.

Phạm vi chưa bao gồm.

Điều kiện chuyển sang hợp đồng xử lý chính thức nếu có.

Tài liệu nội bộ yêu cầu báo phí gắn với phạm vi, sản phẩm bàn giao và thời hạn. Phải xác định phạm vi chưa bao gồm cùng điều kiện thanh toán. Công ty không báo phí bằng “một con số trơ”.

Bước 5: Ký hợp đồng dịch vụ pháp lý

Khách hàng đồng ý với báo phí trước. Sau đó, Công ty lập hợp đồng dịch vụ pháp lý hoặc thỏa thuận tư vấn.

Hợp đồng ghi rõ phạm vi chính thức, phí, thời hạn và nghĩa vụ các bên. Đồng thời, nêu sản phẩm bàn giao, điều kiện thanh toán và phạm vi chưa bao gồm. Nếu có, hợp đồng ghi rõ cơ chế chấm dứt/hủy dịch vụ.

Bước 6: Thanh toán và triển khai công việc

Trước tiên, hợp đồng phải được ký và khách hàng thanh toán theo thỏa thuận. Sau đó, luật sư mới chính thức nghiên cứu hồ sơ hoặc tư vấn chi tiết. Luật sư cũng có thể triển khai công việc theo phạm vi đã ký.

Với vụ việc phức tạp, Công ty sẽ bàn giao nội bộ cho luật sư phụ trách. Trợ lý triển khai và bộ phận liên quan cũng được bàn giao. Việc này nhằm tránh bỏ sót thông tin, tài liệu, thời hạn và rủi ro cần lưu ý.

Khi nào quy trình báo phí chưa thể dẫn đến ký hợp đồng?

Không phải khách hàng nào đến Công ty cũng có thể ký ngay hợp đồng xử lý trọn vụ.

Hồ sơ có thể chưa đủ, tài liệu chưa rõ hoặc người làm việc chưa có thẩm quyền. Yêu cầu cũng có thể chưa cụ thể hoặc vụ việc có rủi ro cần kiểm tra thêm. Khi đó, Công ty có thể đề xuất gói tư vấn/rà soát hồ sơ trước.

Sau giai đoạn này, khách hàng có thể tự xử lý theo định hướng. Khách hàng cũng có thể thuê Công ty soạn từng văn bản hoặc ký hợp đồng theo từng giai đoạn. Ngoài ra, khách hàng có thể mời luật sư xử lý toàn bộ vụ việc.

Cách làm này giúp khách hàng không bị “mua nhầm dịch vụ”. Đồng thời, luật sư không nhận việc khi chưa đủ dữ liệu.

Câu hỏi thường gặp

Báo phí có phải là hợp đồng không?

Không. Báo phí là đề xuất dịch vụ. Hợp đồng dịch vụ pháp lý chỉ được xác lập khi hai bên thống nhất phạm vi và phí. Hai bên cũng phải thống nhất điều kiện thực hiện và ký văn bản.

Có phải thanh toán trước không?

Các khoản gồm phí tư vấn, phí làm việc tại văn phòng hoặc phí rà soát hồ sơ. Những khoản này được thanh toán trước khi luật sư bắt đầu làm việc sâu.

Vì sao cần ký hợp đồng bằng văn bản?

Vì hợp đồng giúp hai bên rõ việc Công ty làm gì, khách hàng cung cấp gì. Hợp đồng cũng làm rõ phí bao nhiêu, thời hạn thế nào và phần chưa bao gồm. Đồng thời, xác định trách nhiệm của mỗi bên đến đâu.

Nếu sau tư vấn ban đầu muốn thuê luật sư tiếp thì sao?

Công ty sẽ báo phí riêng cho giai đoạn tiếp theo. Các công việc gồm đại diện làm việc, soạn hồ sơ và đàm phán. Ngoài ra, còn có khiếu nại, khởi kiện hoặc tranh tụng.

Liên hệ báo phí và ký hợp đồng dịch vụ pháp lý

Khách hàng có nhu cầu báo phí hoặc đặt lịch làm việc. Khách hàng muốn ký hợp đồng dịch vụ pháp lý vui lòng liên hệ:

Công ty Luật TNHH Thái Dương FDI Hà Nội
Hotline: 0866 222 823 – 0932 898 666

Khách hàng nên chuẩn bị trước tài liệu liên quan. Hồ sơ càng rõ, việc báo phí càng nhanh, càng sát và càng tránh hiểu nhầm về sau.